勤怠管理システム徹底解説！おすすめツール10選

ビジョナリー編集部　2024/09/01

勤怠管理はITの時代へ
勤怠管理は企業の義務
勤怠管理はコスト削減につながる
勤怠管理が戦略になる
承認作業の効率化
勤怠管理方法の種類
パソコン以外にもスマートフォンやタブレットで勤怠
勤怠管理システムを選ぶ基準
ITシステム導入は大きく分けて２種類
おすすめ勤怠管理システム１０選

勤怠管理はITの時代へ

勤怠管理は、企業や事業者にとって非常に重要な業務の一つです。従業員の出勤・退勤の記録は、労働時間の管理、給与計算、労働生産性の分析など、多くのビジネスプロセスに影響を与えます。しかし、アナログの出勤簿を使用している企業も少なくありません。手書きでの勤怠管理は、作成にかかる人的コストが高く、ミスが発生しやすいだけでなく、なりすましや改ざんも容易であるため、セキュリティ面でも問題があります。

このような問題を解決するために、多くの企業がITを活用した勤怠管理システムの導入を検討しています。勤怠管理システムを導入することで、効率的かつ正確な勤怠管理が可能になり、給与計算の自動化や労働時間の適正管理など、企業運営の効率化に大きく貢献します。

勤怠管理は企業の義務

勤怠管理を行うことは労働基準法で定められています。過重労働を防ぐという観点からも、従業員の健康維持にもつながります。また、年次有給休暇取得の義務化や残業時間の上限規制など、勤怠管理が働き方改革の中心になってきています。2019年から順次導入されている中でも「残業時間の上限規制」「年次有給休暇の取得義務化」「割増賃金の引き上げ」など、近年は状況が目まぐるしく変化しています。

勤怠管理はコスト削減につながる

正確な勤怠管理によって給与計算がしやすくなります。残業時間や出勤日数、有給休暇残日数の管理など、これまで人力で行ってきたことをIT化することでスピーディに計算可能となります。これにより、勤怠管理に関わる人的リソースを軽減することが可能です。

勤怠管理が戦略になる

人材を獲得する方法の１つとして、多様な働き方を認める戦略もあります。リモートワークなどの働き方に対応するためには、従来のタイムカード方式では難しく、クラウドを利用した勤怠管理システムの―導入が必要になります。また、リモートワークを利用しない場合でも、GPS機能で直行直帰に対応できるものや、パソコンのログから勤怠管理を確認することができるものもあります。IT化によってリアルタイムで労働時間や生産性を測ることも可能です。

承認作業の効率化

クラウドの勤怠管理システムを導入した場合、申請や承認もオンラインで行われるのでペーパーレスになり高速化できます。また、管理画面から勤務時間を把握できるので、過重労働を未然に防いだり、有給休暇の未取得を防いだりすることができます。

勤怠管理方法の種類

タイムカード

従来からあるタイムカードによる管理です。特別な操作を必要とせず。従業員にとっても手軽です。一方で勤務時間の集計など人力で作業する必要があります。従業員数が多くなるほどにミスも増えていきます。

エクセル表

勤怠管理のテンプレートはインターネット上で拾うこともできます。数式を設定することで自動的に労働時間の計算が可能になります。一方で、入力は人力で行うためにミスや不正申告の恐れもあります。

クラウド勤怠

近年導入する企業が増えています。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットと連携させることで直行直帰などにも対応できます。アラートによって過重労働を防ぐなどの機能を持たせることもできます。提供元企業が自動更新するので、法改正のたびに手間がかかることもありません。

パソコン以外にもスマートフォンやタブレットで勤怠

パソコンを使った勤怠では、起動と同時に自動打刻してくれるタイプもあります。その他、指紋認証や顔認証など様々なタイプがあります。また、スマートフォンの位置情報を使った方法や、交通系ICカードや社員証をタッチする方法、チャットを使うものなど、ITの発展によって従来よりも勤怠把握の方法が多様化してきています。