コア業務に100％コミットするための強い味方「オンライン秘書」とは？おすすめサービス10選

ビジョナリー編集部　2024/09/01

オンライン秘書とは？「在宅可能な業務なら、ほとんどに対応」
オンライン秘書導入のメリット「コア業務への集中が可能に」
オンライン秘書でできること「多彩なジャンルに対応」
オンライン秘書の得意な分野「有人ならではの安心感」
人材派遣や人材採用より有利な点「コストを最大限に抑える」
どんな人が仕事をするの？「フルタイムで働けない優秀な人たち」
デメリットはある？「いつでも対応可能でないことも」
将来的に人材を自社でそろえる前にも「まずはオンライン秘書で道筋を」
対応時間「平日９時～18時がメイン」
チーム制のサービス「チームならではのメリットも」
オンライン秘書サービスの料金体系「おおむね１時間3000円」
オンライン秘書サービスの選び方
おすすめのオンライン秘書サービス10選

オンライン秘書とは？「在宅可能な業務なら、ほとんどに対応」

オンライン秘書とは、インターネットを通じて、企業や個人事業主の業務をサポートするサービスです。秘書業務だけでなく、経理、人事、営業サポート、マーケティング、Webサイト運用など、幅広い業務を代行してくれます。オンライン秘書サービスを利用することで、コア業務に集中できるようになり、業務効率の向上が期待できます。オンラインアシスタントとも呼ばれます。営業代行やバックオフィス代行など様々な代行サービスがありますが、その中でももっとも業務範囲が広範なのがオンライン秘書かもしれません。営業のような直接部門は難しいですが、在宅で可能な業務はほとんどが対象になるといっても過言ではありません。

オンライン秘書導入のメリット「コア業務への集中が可能に」

オンライン秘書サービスを導入するメリットは大きく分けて以下の通りです。

コア業務に集中できる
- 日常的な業務をオンライン秘書に任せることで、本来の業務に集中できるようになります。
人件費の削減
- オンライン秘書サービスを利用することで、新たに人材を雇用するコストを抑えることができます。
業務の効率化
- 専門的なスキルを持つオンライン秘書に業務を任せることで、業務の質とスピードが向上します。

基本的には出社しない秘書です。コア業務以外の雑事に要する時間は業務全体の3割以上とも言われており、ここを圧縮できればコア業務への集中が可能になります。

オンライン秘書でできること「多彩なジャンルに対応」

いわゆる秘書的な仕事以外にも、経理などのバックオフィス業務、マーケティング補佐など色々な業務があります。

【秘書業務】

メールの確認・返信
スケジュール管理
備品購入代行
出張手配
調べもの
翻訳

【経理業務】

経費精算
給与計算
振込代行

【マーケティング補佐】

WEBサイト運用
SNS代行
メルマガ配信
SEO対策

【その他】

人材募集
社内通達
備品購入見積もり比較

上記は一例になります。提供元によってサービス内容も異なります。企業で求められるほとんどのバックオフィス業務に対応できるのがオンライン秘書です。社員に在宅勤務をさせているのに近い環境とも言えます。さらに、翻訳などの専門的な業務もこなせるので、自社で採用するよりも付加価値としては高いと言えそうです。

オンライン秘書の得意な分野「有人ならではの安心感」

オンラインではありますが、実際に人が介在しているので、自分でパソコンから操作しなくてはいけないサービスに比べて便利で融通が利くことが大きな利点です。スポット的な活用が可能なので、アルバイトを雇うよりも安く済むことが多いかと思います。また、要求されるスキルを持つスタッフが対応することが可能なので専門性が高い仕事もこなせます。

人材派遣や人材採用より有利な点「コストを最大限に抑える」

オンラインで仕事を完結できるので、デスクも不要ですしパソコンや携帯電話の貸与も必要ありません。専門的なスキルを持っているスタッフが多いので、自社にいない人材を獲得できることも利点です。定期的なコストは発生するものの、採用コストもかかりません。また、繁忙期と閑散期で仕事量に差がある場合も、オンライン秘書であれば無駄な人件費は発生しません。交通費も発生しません。また、採用や派遣の場合は業務を教える必要がありますが、専門知識のあるオンライン秘書の場合は、自分が得意でない業務を任せることも可能です。

どんな人が仕事をするの？「フルタイムで働けない優秀な人たち」

主婦やフリーランスの人が多いようです。１日のうちの数時間を仕事にあてる働き方に適しているようです。基本的に得意ジャンルを持っており、パソコンのスキルが高い人やWEBサイトの運用ができる人、秘書業務の得意な人など、色々な人材がいます。業務内容によって対応する人が変わるので、１社に対して２～３人程度でチームを組んで対応することが多いので、１人分の料金で２～３人の専門的なスキルを持っている人を雇用することができるとも考えることができます。

デメリットはある？「いつでも対応可能でないことも」

自社で雇っているわけではないので、担当者が変わることがあります。時間帯や曜日によっては仕事に入れない担当者もいます。逆にいえば、スタッフが固定されていないことで、依頼したいタイミングで仕事を頼めるとも言えます。

将来的に人材を自社でそろえる前にも「まずはオンライン秘書で道筋を」

オンライン秘書で業務を進めながら日々マニュアルを改善して最適な運用方法を見つけることができます。将来的に自社で人材をそろえる場合にも、ゼロスタートではなく、マニュアルがある状態から始めることができます。

対応時間「平日９時～18時がメイン」

多くのサービスでは平日の午前９時から午後６時までの対応となります。

チーム制のサービス「チームならではのメリットも」

依頼する１社に対して２～４人程度のチームを編成して対応するサービスが多いです。チーム制だと欠員が出た場合でも業務が引き継がれるメリットがあります。

オンライン秘書サービスの料金体系「おおむね１時間3000円」

オンライン秘書サービスの料金体系は、主に月額制と従量制の2種類があります。月額制では、あらかじめ決められた料金を支払うことで、一定のサービスを受けることができます。従量制では、利用したサービスの量に応じて料金が変動します。サービスによって料金体系は異なるため、事前に確認することが重要です。１時間あたりの相場は3000円ほどです。