仕事が遅いと感じたことはありませんか？

朝の通勤前、支度をしていて「あれ、もうこんな時間？」と慌てた経験はないでしょうか？仕事が遅いと感じることは、誰しも一度は経験する悩みです。しかし、仕事が早い人には共通する特徴があり、それを取り入れることで変化が期待できます。

仕事が早い人の特徴とは？

仕事が早い人は単に頭の回転が速いわけではありません。彼らは効率的にタスクを進めるための工夫を凝らし、スピードと正確性を両立しています。

1. 整理整頓している

仕事が早い人は、デスクやPCのデスクトップを整理しています。資料をすぐに見つけられる環境を整えることで、時間を無駄にしません。

整理整頓のコツは「ため込まない」「後回しにしない」こと。

資料を受け取った時、なんとなく机の上に置いていませんか？ PCでファイルを受信したら、とりあえずデスクトップやダウンロードフォルダに保存していませんか？

・資料はすぐにクリアファイルに収納する ・ファイルは適切なフォルダに保存する ・名刺はすぐに名刺アプリで写真を撮ってシュレッダーにかける

こうしたことを「瞬間で」行う習慣をつけることが大切です。

2. タスク管理を徹底

タスクを重要度と緊急度で分類し、優先順位を明確にしています。これにより、重要なタスクに集中でき、効率的に進めることが可能です。

タスク表やタスク管理アプリを使用している人は多いと思いますが、

「気づいたら見なくなっていた…」

「タスクを入れ忘れて漏れていた…」

ということはありませんか？

ここでも重要なことは、後回しにしないことです。 タスクが発生した瞬間に記録し、進捗が少しでもあったら更新しましょう。

3. 決断力が高い

仕事が早い人は、迅速に決断を下すことができ、時間を節約します。判断が早いため、何かを依頼された時にも快く受け入れフットワークが軽いという特徴があります。

4. 完成度にこだわりすぎない

ほとんどの仕事において、実は完璧は求められていません。仕事の早い人は、会社やお客様の求める目標や要求を的確に見極め、それを満たす内容を、スピード感をもって提供しています。

5. 相談ができる

仕事の多くは、一人では完結できないものです。仕事を依頼されたときに、「わかりました」と２つ返事で受けていませんか？依頼された時に、必ず仕事の目的と完成形のイメージを確認し、分からない場合には、すぐに相手に聞きましょう。ゴールがイメージできていると、仕事を円滑に進められます。

仕事が遅い人の改善ポイント

仕事が遅いと感じる人も、少しの工夫で改善の余地があります。ここでは、仕事が遅い人が陥りがちなポイントとその対策を紹介します。

1. 完璧主義を捨てる

細かい部分にこだわりすぎると、全体の進捗が遅れることがあります。80%の完成度を目指し、まずはタスクを終わらせることを意識しましょう。

2. 嫌なことほど先に終わらせる

面倒なタスクほど先延ばしにせず、早めに取り組むことで、後の作業がスムーズになります。これにより、ストレスも軽減されるでしょう。

3. 相談を密にする

適切な相談・連絡・報告を怠ると、コミュニケーション不足で仕事が滞ることが往々にしてあります。周囲との情報共有、コミュニケーションを心掛けましょう。 例えば、日々の進捗を共有するために、朝礼での3分間スピーチを取り入れると、チーム全員が情報を把握しやすくなります。

4. 後回しにしない

一つひとつの仕事やタスクは簡単なものでも、後回しにすると、解消する労力は比例ではなく、指数関数的に増えていきます。簡単なタスクを面倒くさがらず、瞬間で解消していきましょう。

仕事を早くするための習慣

上記の心の持ちよう以外にも、仕事のスピードを高めるために習慣として行うべきことを紹介します。

1. その日にやるべきことを明確にする

朝にその日の目標を設定し、To-Doリストを作成しましょう。優先順位を付けることで、効率的にタスクを進められます。

2. 前日から準備をしておく

翌日のタスクに必要な資料や道具を前日に準備しておくことで、余裕を持って仕事を始めることができます。

3. PCスキルを高める

ショートカットキーや自動化ツールを活用することで、作業時間を大幅に短縮できます。ExcelのマクロやOutlookの自動化機能を利用して、効率化を図りましょう。

まとめ

仕事のスピードを上げるためには、目的を明確にし、効率的な手法を取り入れることが重要です。仕事が早い人の特徴を参考に、自分自身の働き方を見直してみましょう。そうすることで、驚くほどの変化が訪れるかもしれません。

仕事が早くなるための具体的な方法を試してみてください。新しい習慣を取り入れることで、あなたの仕事の質とスピードは確実に向上するでしょう。