目次

• 経費精算システムとは？
• スマホや交通系ICカードで簡単に
• 従来の作業負担が1/10に
• 経費精算システムで、全社まとめて効率化
• 小口現金なしでもＯＫ
• 会計ソフトとの連携
• 導入によるメリット
• 経費精算システムでできること
• 導入前に確認すべき点
• ワークフローについて
• おすすめの経費精算システム10選

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、従業員が発生させた経費の申請から承認、経理処理までを一元管理し、自動化するシステムのことです。従来の紙ベースやExcelでの管理に比べ、データの入力ミスを減らし、処理速度を向上させることができます。経費精算は雑務にあたりますので、削減することで本来業務に集中することができます。中には交通系ICチップと連動させることで「適切な経路を使っているか」のチェックも可能です。

スマホや交通系ICカードで簡単に

人気のある経費精算システムでは、スマートフォンのカメラ機能から領収証を読み込めば、それをOCR機能で自動的に金額や支払先を読み取ってくれるので自分で入力作業をする必要がほとんどありません。スマホ画面で確認作業をして、間違っていた場合だけ修正しあとは申請ボタンを押すだけで経費申請が済みます。また、交通系ICカード読み取らせることで、自動的に経路を登録することも出来ます。考えられる限り、もっとも無駄のない経費精算方法といえるでしょう。

従来の作業負担が1/10に

複数の経費精算システムでは「作業が1/10に減る」と謳っています。これは大げさではありません。従来の紙で申請するタイプだと、入力のために時間がかかり、さらに承認、確認などの各フローで、それぞれの担当者が時間を費やしてきました。経費精算システムでは、確認作業のみで済みます。さらにその確認作業さえも、ミスがあれば自動的に差し戻す機能もあります。実際に1/10になるかどうか数値化は難しいところですが、無駄が減った分だけコア事業に集中できるようになるはずです。

経費精算システムで、全社まとめて効率化

経費精算はほとんどのスタッフに関係します。経理部門だけが楽になるのではなく、会社全体のパフォーマンスアップにつながります。従来の方法だと、経費を申請するスタッフがExcelで申請書を作成し、上長が間違いないか確認して提出という形かと思いますが、どちらも思った以上に手間がかかりますので本来業務にあてる時間を削る必要があります。社員数が多くなるほど、経費精算システムによって業務改善につながるはずです。長時間労働への見方が厳しくなった中で、本来業務以外の時間を短くすることは仕事効率化に直結します。

小口現金なしでもＯＫ

経費精算システムを使って経費を振込にすることで、小口現金を用意する必要がなくなります。現金がないと不便なシーンもあるかもしれませんが、実際にはその場で現金を支払わなくてはいけないケースはずいぶんと少なくなったはずです。小口現金をなくすことで防犯面でのメリットもありますし、もちろん、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

会計ソフトとの連携

会計ソフトや給与ソフトと連携させることで、ヒューマンエラーが排除できるほか、ペーパーレスにもなり、効率的なチェックが可能となります。紙ベースだと経費精算業務は属人的に行われている場合があり、不正防止の観点からも導入するメリットはあります。

導入によるメリット

1. 業務効率の向上

手入力や紙の書類整理などの時間を削減し、経理業務の効率化を実現します。

2. コスト削減

経費精算の処理時間短縮により、人件費の削減が可能です。また、不正経費の防止にも繋がります。

3. 内部統制の強化

承認フローや経費ポリシーをシステム上で管理することで、ルールに基づいた適切な経費精算が行えます。

4. ペーパーレス化

紙の領収書や申請書類をデジタル化し、電子帳簿保存法に対応することで、文書管理の手間を削減します。

経費精算システムでできること

以下のような機能を持つシステムも多く、業務改善に活用できます。

1. 領収証の読み取りと自動入力

スマートフォンで領収証を撮影すると金額や支払先の情報を得ることができます。これなら外出先からも可能なので、後回しして溜まってしまいがちな経費の精算もスピーディーになります。

2. 自動仕訳

勘定科目や税区分などが自動的に入力されます。内容をチェックするだけで仕訳が完了しますので経理部門としてもミスが少なくなります。

3. 交通費の自動計算

目的地を入力することで自動的に交通費を計算してくれます。

4. 交通系ICカードとの連携

ICカードリーダーによって履歴を読み取る方法と、スマートフォンなどから利用できるモバイルSuicaと連携することで履歴を確認する方法があります。もちろん、出発駅と到着駅の交通費が自動計算されます。

導入前に確認すべき点

1. 会計システムと連携できるかどうか

経費精算システムは外部システムとの連携が不可欠です。すでに会計システムを導入しているなら、経費精算システムも連携できるのかを確認する必要があります。

2. コストと見合うかどうか

クラウド型の場合は月額の使用料が発生します。また、機能が充実しているほど固定費の増額につながります。経費精算が少ないなど、導入に見合う効果が期待できない場合もあります。

3. 経理の課題を確認

まず「経理の負担を減らしてスマート化したい」などの課題と解決方法を明確にすることが必要です。そのうえで必要な機能を選択することで、不必要な機能が過剰なシステムを導入することで予算を抑えることも考えておく必要があります。

ワークフローについて

ワークフローとは、オンライン上での承認システムです。経費精算システムに搭載されていることが多く、ペーパーレスで承認作業が行えるほか、どこで（誰で）承認作業が滞っているかも簡単に確認可能です。差し戻しの際にも、対面や電話をせずともメッセージつきで差し戻すことができます

おすすめの経費精算システム10選

1. マネーフォワード クラウド経費「経費精算システムの代表格」

• 利用しやすい価格設定と高い機能性で、中小企業から大企業まで幅広く支持されています。クレジットカードや電子マネーと連動することで自動で明細を取得できます。ワークフローの機能もあります。スマートフォンで領収証を撮影するだけで電子保存されるオプションもあります。マネーフォワードの「クラウド会計」と連動させることもできます。マネーフォワードでは「給与」「社会保険」「請求書」など様々なバックオフィス用のサービスを展開しているので拡張性もあります。
• 価格：従業員50人以下で月額2,980円～
• 公式サイト

2. ジョブカン経費精算「充実のシステム」

• 経費精算だけでなく、勤怠管理や給与計算との連携も可能な多機能システムです。経路の自動検索や定期券区間の自動控除、ICカードのデータ取り込みに対応。仕訳も自動作成されます。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。「ジョブカンワークフロー」との２つを申し込むと１ユーザーあたり月額660円に割引されます。ジョブカンもバックオフィス用の様々なソフトを提供しているので、全部お任せできるのも魅力です。
• 価格：月額440円／ユーザー
• 公式サイト

3. 楽楽精算「No.1の実績」

• 「累計導入社数」と「顧客満足度」でNo.1を獲得しています。スマートフォンからの領収証を撮影してデータ化したり、振込データを作成したりとWEB上で完結可能です。高度なカスタマイズ性と充実したサポートで、企業のニーズに柔軟に対応します。多くの外部の会計ソフトとの連携が可能です。
• 価格：基本プランで初期費用110,000円＋月額33,000円
• 公式サイト

4. freee支出管理「スモールビジネスに最適」

• 会計ソフトとの高い連携性が特徴で、スモールビジネスに最適です。支払限度額制御、振込でのAIのチェックや申請承認、申請・取引の紐づけが可能です。スマートフォンで撮影した領収証から日付や金額などを自動入力してくれるので、手作業が劇的に減ります。給与情報と連動して振込データも自動作成してくれます。freeeもバックオフィスの色々なサービスを展開しており、連携が大きな魅力になります。
• 価格：月額5,478円
• 公式サイト

5. Concur Expense「世界で8000万人が利用」

• 世界で8000万人が使っているそうです。QRコード決済アプリやコーポレートカードでの支払いなどを自動化。ワークフローも充実しています。グローバル企業向けの機能が充実しており、海外出張の管理に強みを持っています。
• 価格：月額30,000円～
• 公式サイト

6. HRMOS経費「初期費用無料で使える」

• 初期費用無料で始められ、中小企業におすすめのコストパフォーマンスの高いシステムです。クレジットカードに連携。エラーチェック機能で差し戻しも減らせます。電子帳簿とインボイスにも対応。60以上の会計システムとの連携が可能。ICカードやワークフローにも対応しています。
• 価格：月額31,900円
• 公式サイト

7. Spendia「スマホのみでの完結を前提にしたシステム」

• スマートフォンのみで経費精算業務を効率的に完結させることを前提に設計されたアプリケーションを用意。スマートフォンの生体認証やGPSでの移動距離計算やカメラ撮影による領収証のODR自動入力、定期券区間を控除した経路検索などを用意。PCのブラウザでも利用は可能。企業向けに特化した高いカスタマイズ性と、使いやすいUIが魅力です。
• 価格：月額600円／ユーザー
• 公式サイト

8. TOKIUM経費精算「スタッフによる充実サポートが安心」

• AI搭載のOCRによる識別にプラスして、オペレーターも確認する領収書の処理代行サービスが特徴で、経理業務の負担を大幅に軽減します。サポート窓口は全社員の問い合わせに対応するので、経理への問い合わせを減らすことが可能となります。36以上の会計システムと連動が可能。スマートフォンでの領収証撮影、ICカードからの乗車履歴自動取得にも対応しています。
• 価格：初期費用＋基本使用料（10,000円～）＋領収証の件数による従量制
• 公式サイト

9. ジンジャー経費「バックオフィス効率化の見方」

• スマートフォンでの領収証取り込み、ICカードの読み込みなどに対応し、申請から承認、確認作業までオンラインで完結。仕訳作業やFBデータの作成も自動で。クレジットカードとの連携や規則違反の確認も可能です。人事管理システムとの連携が可能で、人事労務管理の効率化に貢献します。他社のクラウドの会計システムとの連携も可能です。
• 価格：月額500円／ユーザー
• 公式サイト

10. バクラク経費精算「ミスや不正を自動で防止」

• 「サービス継続率99％以上」の実力派。AI-OCR技術による高速データ入力と、シンプルな操作性が特徴です。領収証の使いまわし自動判定やスキャナー保存要件の適合を自動判定する機能など、ミスを防止して差し戻しを減らすことができます。スマートフォンで複数の領収証を一括で読み込む機能や代理申請、代理承認の機能があります。
• 価格：月額22,000円～
• 公式サイト

まとめ

経費精算システムを導入することで、経理業務の効率化はもちろん、コスト削減や内部統制の強化など、企業運営における多くのメリットを享受できます。自社の規模や業務フローに合ったシステムを選び、業務改善に役立てましょう。